PRIVACYBELEID van Het Hoefspoor vzw

Dit privacybeleid is van toepassing op alle persoonsgegevens die Het Hoefspoor vzw  (hierna: ‘de vereniging’) verwerkt van haar leden, deelnemers of contacten.

Als u lid wordt van de vereniging, een gift doet of om een andere reden persoonsgegevens aan de vereniging verschaft (bijvoorbeeld om een vraag beantwoord te zien via e-mail of telefoon), geeft u uitdrukkelijk toestemming om uw persoonsgegevens in lijn met dit privacybeleid te verwerken.

1. Vereniging

De verantwoordelijke voor de verwerking van de persoonsgegevens is:

Het Hoefspoor vzw
Goudbergstraat 4, 8980 Passendale
0479/62.30.67
Ondernemingsnummer 0736.579.891

De functionaris gegevensbescherming is bereikbaar via hethoefspoor@gmail.com

2.     Welke gegevens verwerken we en met welk doel?

• In het kader van uw lidmaatschap of contacten met de vereniging, worden van u de volgende persoonsgegevens verwerkt (= opgeslagen, bewaard, gebruikt…):

1. voor- en familienaam
2. adresgegevens
3. telefoonnummer
4. e-mailadres
5. bankrekeningnummer
6. gegevens inzake gezondheid: diagnose en  medicatie

• De vereniging verwerkt de hierboven genoemde persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

1. uw naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres worden gebruikt voor het beantwoorden van uw vragen of oproepen, voor de verstrekking van de door u aangevraagde informatie of het afhandelen van de door u gestelde vragen;
2. uw naam, adresgegevens, telefoonnummer en gegevens inzake de gezondheid worden gebruikt voor het doelgericht bezorgen van uitnodigingen en informatie over de door de organisatie georganiseerde diensten, activiteiten en enquêtes;
3. uw naam en bankrekeningnummer worden gebruikt om financiële regelingen zoals lidmaatschapsbijdrage, deelnamebetalingen of giften af te handelen.
4. uw naam en telefoonnummer worden tot uiterlijk twee jaar na afloop van uw lidmaatschap of deelname gebruikt om u te vragen naar uw ervaringen met de vereniging en om u te informeren over de mogelijke verderzetting van de samenwerking.
5. De vereniging gebruikt uw naam en telefoonnummer om u telefonisch te informeren over diensten, activiteiten en ondernemingen van de vereniging.

• De vereniging kan de persoonsgegevens anonimiseren en vervolgens gebruiken voor onderzoeksdoeleinden en om haar dienstenaanbod en werkzaamheden te optimaliseren. De gegroepeerde en geanonimiseerde gegevens zijn nooit tot u als individu te herleiden.

3. Bewaartermijnen

De vereniging verwerkt en bewaart uw persoonsgegevens gedurende de duur van uw deelname aan een activiteit en tot maximaal twee jaar na afloop daarvan. Direct na afloop van de hiervoor genoemde bewaartermijn zal de vereniging uw persoonsgegevens vernietigen en/of anonimiseren, tenzij zij op grond van de wet (bijvoorbeeld op grond van de vzw-of de fiscale wetgeving) verplicht is om bepaalde persoonsgegevens langer te bewaren. In dat laatste geval zullen uitsluitend deze specifieke persoonsgegevens gedurende de wettelijke bewaartermijn bewaard blijven.

4. Beveiligingsmaatregelen en bewerkers

4.1. Om uw persoonsgegevens te beschermen heeft de vereniging passende technische en organisatorische maatregelen getroffen. Op die manier worden uw persoonsgegevens beveiligd tegen ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking en tegen onopzettelijk verlies, vernietiging of beschadiging.

4.2. Voor de verwerking van de persoonsgegevens maakt de organisatie soms gebruik van diensten van derden. Zij verwerken de persoonsgegevens uitsluitend in opdracht van de vereniging. De vereniging heeft met hen een verwerkersovereenkomst afgesloten waarin de verwerker wordt verplicht om alle verplichtingen uit de privacywet, de Europese algemene verordening gegevensbescherming en dit privacybeleid na te leven. Via de functionaris gegevensbescherming kan een lijst worden opgevraagd van onze verwerkers.

5. Inzagerecht, verwijdering, klachten en vragen

5.1. Via hethoefspoor@gmail.com kan u verzoeken om uw persoonsgegevens in te zien, te ontvangen, te wijzigen of te verwijderen. De vereniging zal uw verzoek steeds meteen in behandeling nemen en u, in ieder geval binnen een maand na ontvangst van het verzoek, informeren over het gevolg dat er aan is gegeven. Als de vereniging uw verzoek niet inwilligt, zal zij u informeren over de redenen daarvoor.

5.2. Als u bezwaar wilt maken tegen de (verdere) verwerking van uw persoonsgegevens zoals bedoeld in artikel 2, dan kan u eveneens contact opnemen met hethoefspoor@gmail.com. De vereniging zal het bezwaar meteen, in ieder geval binnen een maand, in behandeling nemen en de betreffende persoonsgegevens verwijderen, tenzij zij dat op grond van een wettelijke verplichting niet kan. Indien dat laatste het geval is, zal de vereniging u hiervan op de hoogte brengen.

5.3. Als u klachten heeft over de manier waarop de vereniging uw persoonsgegevens verwerkt of uw verzoeken behandelt, dan kan u contact opnemen met hethoefspoor@gmail.com. Indien dit niet leidt tot een oplossing kan u natuurlijk altijd gebruik maken van uw recht om een klacht in te dienen bij de Privacy Commissie (commission@privacycommission.be) of een beroep te doen op de bevoegde rechter.

5.4. Eventuele andere vragen of opmerkingen over dit privacybeleid kunnen worden gericht aan hethoefspoor@gmail.com

6. Wijzigingen

Dit privacybeleid kan worden gewijzigd. De wijzigingen worden via de verenigingswebsite bekend gemaakt. Wij raden u aan om regelmatig ons privacybeleid te bekijken.

18/12/2019